← Blog

Rentowność grupy zajęciowej: jak ją policzyć na przykładzie

Rentowność grupy zajęciowej: jak ją policzyć na przykładzie

Rentowność grupy zajęciowej: jak ją policzyć na przykładzie

Prowadzący szacuje koszty grupy tanecznej

Grupa jest rentowna, kiedy wpłaty od uczestników pokrywają wszystkie jej koszty, czyli salę, instruktora, materiały i administrację, a po ich odjęciu coś zostaje. Żeby to sprawdzić, potrzebujesz trzech liczb: miesięcznych kosztów stałych grupy, kosztu zmiennego na jednego uczestnika i ceny, którą faktycznie dostajesz na konto. Z nich policzysz minimalną liczbę płacących osób, zysk i marżę. Poniżej znajdziesz wzory, pełny przykład liczbowy i sposób na to, żeby wynik na papierze zgadzał się z tym, co widzisz na koncie.

Settleo
settleo.pl
Miej wpłaty grupy pod kontrolą
Settleo pomaga tworzyć składki, monitorować wpłaty i przejrzyście rozliczać wydatki, by łatwiej śledzić finanse grupy.
Poznaj Settleo

Krótko mówiąc

  • Rentowność to nie przychód. Pełna sala nic nie znaczy, jeśli koszty zjadają całą kwotę wpłat.
  • Próg rentowności liczysz tak: koszty stałe grupy ÷ (cena za uczestnika − koszt zmienny na uczestnika). Wynik zaokrąglasz w górę.
  • Porównaj próg z pojemnością sali. Jeśli próg jest wyższy niż liczba miejsc, grupa nie zarobi bez zmiany ceny albo kosztów.
  • Liczą się wpłaty, nie zapisy. Trzy nieopłacone składki w 18-osobowej grupie mogą zamienić 624 zł zysku w 84 zł.
  • Sprawdzaj wynik co miesiąc: przychód, koszty, marżę i zysk na godzinę zajęć.

Spis treści

Rentowność, przychód i marża: co mierzysz

Przychód to suma wpłat za zajęcia. Rentowność mówi, jaki wynik zostaje z tych wpłat po odjęciu kosztów. Jak ujmuje to PARP w poradniku o marży, narzucie i zysku, zysk to nadwyżka przychodów nad kosztami, a marża to różnica między ceną usługi a kosztem jej wytworzenia, wyrażona jako procent ceny.

W praktyce używasz dwóch wskaźników, które łatwo pomylić:

  • Marża = (cena − koszt) ÷ cena. Mówi, jaka część każdej złotówki od uczestnika zostaje Ci jako zysk.
  • Narzut = (cena − koszt) ÷ koszt. Mówi, ile procent dokładasz do kosztu, ustalając cenę.

PARP pokazuje to na prostym przykładzie: przy cenie 220 zł i koszcie 170 zł zysk wynosi 50 zł, marża 22,73%, a narzut 29,41%. Ta sama kwota, dwa różne procenty. Jeśli ustalasz cenę „koszt plus 30%”, to Twoja marża nie wynosi 30%, tylko mniej.

Jest jeszcze trzecia rzecz: płynność. Grupa może być rentowna w arkuszu, a mimo to brakuje Ci pieniędzy na czynsz. PARP w tekście o restrukturyzacji odróżnia spadek rentowności (różnica przychodów i kosztów) od problemów z płynnością, czyli kłopotów z regulowaniem bieżących zobowiązań. W grupach zajęciowych płynność psują głównie spóźnione wpłaty. Wrócimy do tego w przykładzie.

Jakie koszty przypisać do grupy

Najczęstszy błąd to liczenie tylko stawki instruktora i wynajmu sali. Do grupy przypisujesz wszystko, co musisz zapłacić, żeby zajęcia się odbyły, także część kosztów wspólnych.

Koszty stałe

To koszty, które nie zmieniają się, gdy w grupie jest 10 albo 16 osób. Według poradnika MamBiznes o rentowności usług to m.in. czynsz, abonamenty i stałe wynagrodzenia. W grupie zajęciowej najczęściej są to:

  • wynajem sali (za godzinę albo miesięczny ryczałt),
  • wynagrodzenie instruktora za prowadzenie zajęć, jeśli nie zależy od liczby osób,
  • ubezpieczenie OC,
  • przypisana część marketingu, telefonu, internetu i oprogramowania,
  • amortyzacja sprzętu (maty, piłki, nagłośnienie, instrumenty).

Koszty zmienne

Te rosną z każdym uczestnikiem: materiały, stroje lub koszulki, bilety, prowizje od płatności online, przekąski na obozie. Jeśli instruktor dostaje stawkę od osoby, jego wynagrodzenie też trafia tutaj.

Koszty wspólne kilku grup

Jeśli prowadzisz pięć grup w jednej sali, nie przypisuj całego marketingu do jednej z nich. Podziel koszty wspólne według godzin zajęć albo liczby uczestników. Poradnik dla branży fitness, jak obliczyć rentowność zajęć, radzi doliczać do zajęć przypisaną część czynszu, mediów, wynagrodzeń, sprzątania i marketingu. Bez tego każda grupa z osobna wygląda na zyskowną, a cała działalność i tak traci.

VAT

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT z prawem do pełnego odliczenia, porównuj kwoty netto. Gdy odliczenia nie masz, nieodliczony VAT jest częścią kosztu, co również przypomina MamBiznes. Wiele zajęć edukacyjnych korzysta ze zwolnień z VAT, ale zależy to od rodzaju usługi i Twojej sytuacji. Zanim przyjmiesz założenie, zapytaj o to swoją księgową lub doradcę podatkowego.

Próg rentowności: ilu uczestników musi zapłacić

Próg rentowności to liczba uczestników, przy której wpłaty dokładnie pokrywają koszty: nie ma ani zysku, ani straty. Wzór jest krótki:

Próg rentowności (osoby) = koszty stałe grupy ÷ (cena za uczestnika − koszt zmienny na uczestnika)

Różnica w nawiasie to marża pokrycia: tyle każdy uczestnik „dokłada” do kosztów stałych. Wynik zawsze zaokrąglasz w górę, bo 14,3 osoby nie zapłaci.

Jeśli chcesz znać próg w złotówkach, mnożysz liczbę osób przez cenę. Tak samo opisuje to opracowanie o analizie progu rentowności: wartościowy próg to próg ilościowy pomnożony przez cenę.

Sprawdź, czy próg w ogóle zmieści się w sali

Ten krok wiele osób pomija. Jeśli próg wynosi 22 osoby, a sala mieści 18, grupa nigdy nie zarobi przy obecnej cenie i kosztach. Wspomniany poradnik fitness przyjmuje około 4 m² na uczestnika przy zajęciach ze sprzętem i około 3 m² bez sprzętu. Sala 60 m² to więc mniej więcej 15 osób na zajęciach ze sprzętem albo 20 bez niego.

Próg rentowności zestawiony z pojemnością sali

Pojemność to nie tylko metry. W pływaniu, sztukach walki czy zajęciach dla najmłodszych liczbę osób ogranicza też bezpieczeństwo i jakość nauki. Dobrym punktem odniesienia jest tekst o tym, jaka jest optymalna wielkość grupy pływackiej: pokazuje, że górny limit grupy wynika z tego, ilu uczniów jeden trener realnie upilnuje. Jeśli Twój limit pedagogiczny jest niższy niż próg rentowności, musisz zmienić cenę, a nie dopisywać kolejne osoby.

Przykład: grupa taneczna dla dzieci krok po kroku

Weźmy przykładową grupę tańca dla dzieci. Zajęcia odbywają się dwa razy w tygodniu po godzinie, czyli 8 razy w miesiącu. Sala ma 60 m², zajęcia są bez sprzętu, więc mieści się w niej 20 osób. Liczby są przykładowe, podstaw w ich miejsce swoje.

Krok 1. Zsumuj koszty stałe miesiąca

Pozycja Wyliczenie Kwota miesięcznie
Wynajem sali 8 × 120 zł 960 zł
Instruktor 8 × 150 zł 1 200 zł
Ubezpieczenie, marketing, telefon, oprogramowanie (przypisana część) ryczałt 240 zł
Razem koszty stałe 2 400 zł

Krok 2. Policz koszt zmienny na uczestnika

Materiały i drobne rekwizyty to 10 zł na dziecko miesięcznie, prowizje od płatności około 2 zł. Razem 12 zł na uczestnika.

Krok 3. Wyznacz marżę pokrycia i próg

Cena wynosi 180 zł miesięcznie.

  • Marża pokrycia: 180 zł − 12 zł = 168 zł.
  • Próg rentowności: 2 400 zł ÷ 168 zł = 14,29, czyli 15 płacących osób.
  • Próg w złotówkach: 15 × 180 zł = 2 700 zł wpłat miesięcznie.

Sala mieści 20 osób, więc próg jest osiągalny, ale zapas wynosi tylko 5 miejsc.

Krok 4. Policz zysk i marżę przy 18 zapisanych

  • Przychód: 18 × 180 zł = 3 240 zł.
  • Koszty: 2 400 zł + 18 × 12 zł = 2 616 zł.
  • Zysk: 3 240 zł − 2 616 zł = 624 zł.
  • Marża: 624 ÷ 3 240 = 19,3%.
  • Narzut: 624 ÷ 2 616 = 23,9%.
  • Zysk na godzinę zajęć: 624 zł ÷ 8 h = 78 zł.

Krok 5. Sprawdź, co robią zaległe wpłaty

Teraz scenariusz z życia: trzy rodziny nie płacą w terminie, ale dzieci dalej chodzą na zajęcia. Koszty się nie zmieniają, bo materiały i tak kupujesz dla 18 osób.

  • Przychód: 15 × 180 zł = 2 700 zł.
  • Koszty: nadal 2 616 zł.
  • Zysk: 84 zł.

Trzy zaległe składki zabrały 540 zł, czyli 87% miesięcznego zysku. Gdyby nie zapłaciło czterech rodziców, grupa byłaby pod kreską. To jest najważniejsza lekcja z tego przykładu: rentowność grupy zajęciowej liczysz od wpłat, które dotarły, a nie od listy zapisanych.

Frekwencja, zaległości i spóźnione wpłaty

Zaległość to nie tylko mniejszy zysk. To też dziura w płynności. MDO Finanse w tekście o analizie rentowności zwraca uwagę, że opóźniona płatność może oznaczać brak gotówki mimo wykazanego przychodu, bo wynagrodzenia, ZUS i dostawców trzeba opłacić wcześniej. Instruktor chce pieniędzy za zajęcia w tym miesiącu, nie wtedy, gdy rodzic sobie przypomni.

Problem jest powszechny w całej gospodarce: według Grupy BIK 84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach. W grupach zajęciowych dochodzi do tego niezręczność: trudno upominać rodzica, którego spotykasz co tydzień w szatni.

Co realnie pomaga:

  1. Płatność z góry. Składka za miesiąc płatna przed pierwszymi zajęciami, nie po ostatnich.
  2. Jasne zasady nieobecności. Ustal, czy nieobecność daje odrabianie, czy zwrot. Każda opcja ma inny koszt, więc wpisz ją do kalkulacji.
  3. Przypomnienia przed terminem. Wiadomość dzień lub dwa przed zajęciami zmniejsza liczbę nieobecnych i spóźnionych. Dobrze pokazuje to tekst o tym, jak potwierdzenia wizyt mailem ograniczają nieobecności: ten sam mechanizm działa przy zajęciach grupowych.
  4. Automatyczne upomnienia. Rodzic dostaje przypomnienie od systemu, a Ty nie musisz pisać do nikogo osobiście.
  5. Lista oczekujących. Gdy ktoś rezygnuje, wolne miejsce od razu zajmuje kolejna płacąca osoba.

Więcej o tym, jak ustawić cykliczne opłaty i przypomnienia, przeczytasz w poradniku jak automatyzować opłaty za zajęcia.

Jak ustalić cenę, która daje zysk

Wzór na próg działa też w drugą stronę. Zamiast pytać, ilu osób potrzebujesz, pytasz: jaka cena da mi zakładany zysk przy realistycznej liczbie płacących?

Jak ustalić cenę, która daje zysk — overview diagram

Cena = (koszty stałe + zakładany zysk) ÷ realistyczna liczba płacących + koszt zmienny na uczestnika

W naszym przykładzie chcesz zarabiać 800 zł miesięcznie na grupie i zakładasz, że regularnie płaci 16 osób, a nie 18:

  • (2 400 zł + 800 zł) ÷ 16 = 200 zł,
  • 200 zł + 12 zł = 212 zł miesięcznie.

Sprawdzenie: 16 × 212 zł = 3 392 zł przychodu, 2 400 zł + 192 zł = 2 592 zł kosztów, zysk 800 zł.

Kilka zasad, które ułatwiają rozmowę o cenie:

  • Licz na ostrożną liczbę płacących, nie na pełną salę. Jeśli przez rok średnio płaciło 85% zapisanych, przyjmij to do kalkulacji.
  • Pokaż cenę za zajęcia. 212 zł miesięcznie przy 8 zajęciach to 26,50 zł za godzinę. Rodzicom łatwiej porównać taką kwotę.
  • Rozważ zniżkę za płatność z góry za semestr. Oddajesz trochę marży, ale zyskujesz gotówkę na cały okres.
  • Aktualizuj cenę raz w roku, zwykle przed nowym sezonem we wrześniu, gdy rosną stawki sal i wynagrodzenia.

Comiesięczna kontrola: kiedy zmienić cenę, liczebność albo koszty

MamBiznes radzi raz w miesiącu sprawdzać przychód, koszty, czas i marżę każdej usługi, a także liczyć rentowność na godzinę pracy osoby lub sali, bo popularne zajęcia nie zawsze są tymi najbardziej zyskownymi. PARP dodaje, że spadek marży bywa pierwszym sygnałem wzrostu kosztów, spadku sprzedaży albo nieefektywności.

Twoja miesięczna lista kontrolna:

  1. Wpłaty, które dotarły, kontra zapisani uczestnicy.
  2. Koszty stałe i zmienne grupy, z przypisaną częścią kosztów wspólnych.
  3. Zysk, marża i zysk na godzinę zajęć.
  4. Zapas nad progiem rentowności (ile osób możesz stracić, zanim grupa zacznie tracić).
  5. Zaległości starsze niż 14 dni.

Jeśli prowadzisz kilka grup, zestaw je w jednej tabeli. Pomaga w tym prosty panel kontroli finansów, w którym przychody, koszty i należności widzisz w jednym miejscu i od razu łapiesz grupę, która spada pod próg.

Co zrobić, gdy grupa jest pod kreską

  • Połącz dwie małe grupy w podobnym wieku lub na podobnym poziomie. Tak radzi też poradnik biznesplanu dla szkoły językowej: nierentowne grupy łączyć lub przebudować, a koszty administracyjne obniżać automatyzacją.
  • Podnieś cenę i pokaż rodzicom, z czego wynika.
  • Zmień salę lub godzinę, jeśli tańszy termin jest dostępny.
  • Odzyskaj zaległości, zanim zaczniesz ciąć koszty. Często to wystarcza.

Automatyzacja potrafi też obniżyć sam próg. Sieć siłowni Fit+, jak opisuje RetailNet, opiera model na automatyzacji, która mocno tnie koszty operacyjne, a próg rentowności klubu wypada przy 70 do 80 członkach. W małej grupie mechanizm jest ten sam: mniej godzin na ręczne rozliczenia to niższy koszt stały.

Nasze zdanie: rentowność zaczyna się od rozliczeń

Widzimy to u trenerów, instruktorów i organizatorów, z którymi rozmawiamy: kalkulacja ceny zwykle jest w porządku. Problem zaczyna się później. Lista zapisanych żyje w jednym arkuszu, wpłaty na wyciągu z banku, a przypomnienia w wiadomościach na komunikatorze. Po trzech miesiącach nikt nie wie, kto zapłacił za październik.

Dlatego uważamy, że pierwszą rzeczą do poprawy nie jest cena, tylko widoczność wpłat. Jeśli w każdej chwili widzisz, kto zapłacił, ile brakuje do progu i kto zalega, decyzje podejmujesz na faktach. Nie zgadujesz, czy grupa się opłaca. Nie pytasz. Wiesz.

Drugi wniosek: Twój czas to też koszt. Godzina spędzona na porównywaniu przelewów z listą to godzina, za którą nikt Ci nie płaci. Kiedy znika ręczne rozliczanie, Twój zysk na godzinę rośnie, nawet jeśli cena zostaje taka sama.

— Mateusz

Jak Settleo pomaga pilnować rentowności grupy

W Settleo ustawiasz składki cykliczne i jednorazowe dla każdej grupy, klasy, drużyny czy kursu. Wpłaty widzisz w czasie rzeczywistym, przypomnienia wysyłają się same, a przy zaległościach pomaga windykacja oparta na AI. Wydatki rozliczasz przejrzyście, więc koszty i wpłaty masz w jednym miejscu, bez arkuszy i maili. Platforma jest też zintegrowana z KSeF.

Dla małych grup jest pakiet darmowy do 30 użytkowników. Plan EDU kosztuje 1 zł miesięcznie za użytkownika, a plan ORGANIZATOR to 10 zł jednorazowo za wydarzenie. Jest też plan SKARBNIK dla skarbników klasowych. Sprawdź plany Settleo i wybierz ten, który pasuje do Twojej grupy. Jeśli chcesz uporządkować też samą księgowość zajęć, zajrzyj do poradnika jak prowadzić księgowość zajęć.

Najczęstsze pytania

Czy wynagrodzenie instruktora to koszt stały czy zmienny?

Zależy od umowy. Jeśli instruktor dostaje stałą stawkę za zajęcia bez względu na liczbę osób, to koszt stały grupy. Jeśli płacisz mu od uczestnika lub procent od wpłat, wpisz go do kosztów zmiennych.

Ile osób powinno być w grupie, żeby się opłacało?

Tyle, ile wychodzi z wzoru: koszty stałe ÷ (cena − koszt zmienny na osobę), zaokrąglone w górę. Do tego dodaj zapas na zaległości i rezygnacje, zwykle 2 do 3 osób. Sprawdź też, czy ta liczba mieści się w sali i w limicie bezpieczeństwa.

Czy liczyć rentowność od zapisanych, czy od płacących uczestników?

Od płacących. Zapisani bez wpłaty generują koszty, ale nie przychód. W przykładzie z tego artykułu trzy zaległe składki obniżyły zysk z 624 zł do 84 zł.

Jak często sprawdzać rentowność grupy?

Raz w miesiącu, po terminie płatności składek. Raz w roku, przed nowym sezonem, przelicz też cenę z aktualnymi stawkami za salę i wynagrodzenia.

Źródła

Rekomendacje

Więcej wpisów